Come organizzare una serata a teatro per un gruppo di persone

| 20 novembre 2017

Organizzare una serata a teatro, se siete un gruppo di amici, coscritti o avete un’attività ricreativa e desiderate offrire un servizio ai vostri clienti, non è affatto complesso; potreste rivolgervi a un’agenzia di viaggi, con la sicurezza però di trovarvi un ricarico (l’agenzia da qualche parte deve guadagnare e aumenterà, con buona probabilità, il costo del pullman) oppure, vediamo come organizzare una serata a teatro in maniera semplicissima, riuscendo anche a risparmiare.

Organizzare una serata a teatro, da dove partire?

Innanzitutto scegliete il teatro, lo spettacolo che vorreste vedere e la data; non cercatene uno troppo vicino come data, rischiate di non trovare posto e, se scegliete di prenotare anche un bus, di non trovarne disponibili.

A questo punto contattate il teatro, potete mandare una mail o, preferibilmente, chiamare, spiegare che si tratta di un gruppo e chiedere se è possibile riservare un certo numero di posti (dovreste avere un’idea di quante persone potrebbero essere interessate, chiedete quindi prima tra gli amici o fissate un numero massimo, oltre il quale non accetterete più nessuno).

Per non incappare in problemi futuri, se decidete di organizzare una serata a teatro, è farvi spiegare e annotare alcune informazioni:

eventuali penali in caso di disdetta o non raggiungimento del numero di posti riservati

zona in cui i biglietti sono stati riservati

quanto tempo prima si dovrà confermare il numero di posti (in genere è possibile riservarne un po’ di più e, al momento della conferma riservare solo quelli effettivamente necessari)

possibilità di aggiungere ulteriori posti rispetto a quelli riservati in origine

modalità e tempistica di pagamento

informazione sul ritiro dei biglietti

possibilità di avere una mappa (anche inviata via mail) per poter distribuire i biglietti mettendo vicine coppie o amici che vorrebbero poter stare insieme… e separare chi non dovrebbe stare vicino a una persona specifica.

La cosa principale è comunque sapere se ci saranno penali in caso di disdetta, tutto il resto, se prenoterete con molto anticipo, lo potrete chiedere strada facendo.

Ci sono ancora tre cose da chiedere: se in zona ci sono aree in cui parcheggiare il pullman, la durata dello spettacolo e quanto tempo prima ci si dovrà presentare a teatro.

La scelta del pullman

Contestualmente alla prenotazione deli biglietti si dovrà anche riservare un pullman, a meno che ognuno non si rechi sul posto con mezzi propri.

Il consiglio è quello di farvi fare almeno 3 preventivi, a meno che non abbiate già una compagnia di fiducia; sceglietene una che sia nella vostra zona, in modo che non debba fare troppa strada per arrivare al punto di ritrovo e tornare poi indietro (i costi lieviterebbero).

Organizzare una serata a teatro, come prenotare un pullman

In genere una mail è sufficiente per chiedere un primo preventivo, basterà richiedere informazioni per un pullman specificando il numero di posti (prenotatelo prevedendo dei posti in più perché poi aggiungere un secondo pullman magari per una decina di posti sarebbe molto dispendioso e potreste anche non trovarlo disponibile. Se siete in pochi non fatevi problemi, spesso si trovano pullman per una ventina di persone o meno), la data e la tratta che si dovrà percorrere.

Anche in questo caso chiedete se ci sono penali per la cancellazione, quanto tempo prima è possibile disdire senza incorrere in penali, quando prima invece si dovrà confermare la prenotazione, le modalità di pagamento e se sanno già in che aree parcheggiare (a volte i teatri hanno convenzioni particolari per i parcheggi perciò, nel caso in cui la compagnia non ne fosse a conoscenza, potreste far presente anche questo particolare e risparmiare sul parcheggio).

A questo punto non resta che scegliere la compagnia con il prezzo migliore, prenotare e iniziare a raccogliere le adesioni.

Mi raccomando, segnatevi bene le date entro cui si dovrà confermare o disdire per evitare di ritrovarvi senza biglietti e pullman o rischiare delle penali.

Un’ultima cosa, se decidete di organizzare una serata a teatro, assicuratevi che sul pullman ci sia una persona (un volontario tra i partecipanti) che si preoccupi di verificare che tutti i partecipanti siano presenti prima di partire, che abbiano i biglietti, e siano risaliti al termine dello spettacolo.

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4 thoughts on “Come organizzare una serata a teatro per un gruppo di persone

  1. caterina

    grazie per questi consigli concordo in tutto è molto importante una buona organizzazione mi sono segnata le date 🙂

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  2. Manuela

    Che bella idea! Mi piacerebbe moltissimo organizzare una serata alternativa all’insegna della cultura. Grazie per i consigli!

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