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5 strategie efficaci per migliorare la produttività sul lavoro

by Laura C.
lavoro

Strategie efficaci per migliorare la produttività sul lavoro possono essere necessarie se si tende a farsi distrarre da stimoli e fattori esterni.

Il mondo attuale è ricco di stimoli, i social sono come sirene che attirano a fare 2 minuti di pausa con una certa frequenza, la frenetica vita moderna non aiuta. In uno scenario come questo, chi ha la tendenza a distrarsi facilmente, può trovarsi di fronte a una sfida.

Esistono però strategie che possono essere d’aiuto a rimanere concentrati e ottimizzare il proprio tempo, mantenendo alta la produttività.

Noi vi presentiamo cinque strategie efficaci per migliorare la produttività sul lavoro.

1 Utilizzare la tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro nasce alla fine degli anni ’80 ed è il metodo di gestione del tempo sviluppato da Francesco Cirillo.

Alla base c’è l’idea di dividere il lavoro in intervalli di tempo brevi, chiamati “pomodori”, intervallati da brevi pause.

Quando era uno studente universitario, Cirillo, usava un timer da cucina a forma di pomodoro per controllare i suoi tempi di studio. L’idea del nome del metodo, deriva proprio da questo.

Ecco come funziona la tecnica del pomodoro in dettaglio:

  1. Scegliere un’attività da svolgere: identificare il compito o il progetto su cui lavorare.
  2. Impostare un timer a 25 minuti: è possibile usare come Cirillo un timer da cucina oppure una più moderna app sul telefono o un timer online per impostare 25 minuti. Questo intervallo di tempo è chiamato “pomodoro”.
  3. Lavorare sul compito fino a che il timer non suona: durante questi 25 minuti, si concentra tutta l’attenzione sull’attività scelta. Si devono evitare distrazioni
  4. Fare una breve pausa: quando il timer suona, si fa una pausa di 5 minuti. Si può fare stretching, bere un bicchiere d’acqua, o fare qualsiasi altra attività rilassante.
  5. Ripetere il ciclo: dopo la pausa, si inizia un nuovo pomodoro e si continua a lavorare sull’attività. Dopo aver completato quattro pomodori (circa due ore di lavoro), si può fare una pausa più lunga, di 15-30 minuti, per recuperare energie.

In linea di massima è consigliabile pianificare i pomodori in anticipo e registrare quelli completati, tenendo traccia delle attività e il tempo impiegato per eseguirle.

timer da cucina

Un timer da cucina è perfetto per la tecnica del pomodoro e aumentare la produttività

La tecnica può comunque essere adattata alle esigenze personali e i pomodori essere pianificati a 30-40 o anche 50 minuti.

Vantaggi della tecnica del pomodoro

L’importanza di migliorare la concentrazione è fondamentale. Lavorare in intervalli brevi e concentrati può effettivamente aiutare a mantenere l’attenzione sul compito, riducendo al minimo le distrazioni che possono altrimenti compromettere la produttività.

Le pause regolari sono essenziali per prevenire l’affaticamento mentale, consentendo alla mente di restare fresca e pronta ad affrontare il lavoro con una nuova energia.

La riduzione della procrastinazione è un altro vantaggio notevole di questo approccio. Il fatto di sapere che dovremo concentrarci solo per un breve periodo di tempo, come ad esempio 25 minuti, può rendere l’inizio di un compito molto meno scoraggiante. Questo ci permette di superare quel senso schiacciante di inerzia che spesso affligge quando si affrontano compiti impegnativi.

Infine, ogni “pomodoro” completato rappresenta un piccolo successo, che dà una gratificazione immediata e può motivarci a continuare e affrontare altri compiti.

2. Creare una lista di priorità

Avere una lista di cose da fare ben organizzata può fare la differenza e migliorare la produttività.

E’ importante quindi suddividere le attività in base alla loro importanza e urgenza, identificando le attività cruciali da terminare durante la giornata.

Segnare quali attività devono essere svolte assolutamente, mettendole per iscritto, può essere d’aiuto e consente di prenderne consapevolezza, mantenendo la concentrazione.

Questo aiuta a focalizzarsi su ciò che è davvero importante e a gestire meglio il tempo, riducendo lo stress e aumentando la produttività.

3. Ridurre le distrazioni digitali

Le notifiche continue da smartphone, email e social possono distrarre facilmente.

Meglio evitare di essere continuamente disturbati o seguitare a controllare se ci sono novità sui social o messaggi (non di lavoro) ancora in attesa di essere letti.

Può essere d’aiuto impostare tempi specifici per controllare le email e i social media. Però bisogna poi attenersi a quegli orari!

social media

I social network possono essere grande fonte di distrazione al lavoro

Per evitare di cadere in tentazione, si possono utilizzare applicazioni come Freedom o StayFocused, pensate proprio per chi tende a distrarsi al lavoro. Si tratta di app di blocco delle distrazioni.

Con Freedom è possibile limitare l’accesso a determinati siti web, app o persino all’intera connessione Internet per un certo periodo di tempo.

Con StayFocused viene analizzato il tempo trascorso sulle app o con il dispositivo, raggiunto il tempo massimo, può impedire l’accesso o limitarlo.

Creare un ambiente digitale più tranquillo, in generale, aiuta a mantenere la concentrazione e a dedicarsi completamente ai compiti da portare a termine.

4. Organizzare lo spazio di lavoro

Un ambiente di lavoro ordinato può avere un grande impatto sulla capacità di rimanere concentrati e sull’efficienza. Ecco alcuni suggerimenti.

  • Tenere solo l’essenziale sulla scrivania. Tenere la scrivania pulita, ordinata, con solo il necessario, aiuta a ridurre le distrazioni.
  • Organizzare i documenti in modo ordinato, utilizzando cartelle o classificatori. In questo modo, i documenti saranno accessibili facilmente quando ve ne sarà la necessità. Questo sveltisce molte operazioni e contribuisce a mantenere l’ordine.
  • Personalizzare lo spazio con oggetti che forniscano ispirazione senza però esagerare. Avere oggetti personali può essere motivante e, sicuramente rende l’ambiente più accogliente. Sono sufficienti poche cose, una pianta che piace molto, un quadro con una fotografia o con una frase motivazionale possono essere un’idea.

Mantenere un ambiente di lavoro pulito e organizzato ha numerosi benefici, tra cui la riduzione dello stress e delle distrazioni. Quando lo spazio è ordinato, la mente può concentrarsi meglio sulle attività importanti senza essere disturbata dal disordine circostante.

scrivania

Una scrivania in ordine è fondamentale

5. Praticare la mindfulness

La mindfulness può contribuire a migliorare la concentrazione e a gestire lo stress aiutando a rimanere presente e migliorando la produttività e la concentrazione.

L’ideale sarebbe dedicare qualche minuto ogni giorno ad alcune pratiche di consapevolezza, per esempio:

  • Meditare per 5-10 minuti al giorno. E’ possibile concentrarsi solo sul respiro o seguire brevi meditazioni guidate che si possono trovare facilmente anche in rete.
  • Fare esercizi di respirazione profonda quando si sente che la mente inizia a vagare. Dei benefici della respirazione profonda ne avevamo parlato anche nell’articolo “I benefici della respirazione profonda
  • Praticare il “mindful working”, concentrandosi su un compito alla volta senza pensare a quello successivo.

Migliorare la produttività sul lavoro richiede impegno e disciplina, soprattutto per chi tende a distrarsi facilmente.  Attraverso queste tecniche si può compiere un primo importante passo verso un miglioramento che permetta di aumentare la propria efficienza e produttività.

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