Come organizzare una serata a teatro per un gruppo di persone

Organizzare una serata a teatro, se siete un gruppo di amici, coscritti o avete un’attività ricreativa e desiderate offrire un servizio ai vostri clienti, non è affatto complesso.

Potreste rivolgervi a un’agenzia di viaggi, con la sicurezza però di trovarvi un ricarico (l’agenzia da qualche parte deve guadagnare e aumenterà, con buona probabilità, il costo del pullman) oppure, vediamo come organizzare una serata a teatro in maniera semplicissima, riuscendo anche a risparmiare.

Organizzare una serata a teatro, da dove partire?

Innanzitutto scegliete il teatro, lo spettacolo che vorreste vedere e la data.

Non cercatene uno troppo vicino come data, rischiate di non trovare posto e, se scegliete di prenotare anche un bus, di non trovarne disponibili.

A questo punto contattate il teatro, potete mandare una mail o, preferibilmente, chiamare, spiegare che si tratta di un gruppo e chiedere se è possibile riservare un certo numero di posti. Dovreste avere un’idea di quante persone potrebbero essere interessate, chiedete quindi prima tra gli amici o fissate un numero massimo, oltre il quale non accetterete più nessuno.

Per non incappare in problemi futuri, se decidete di organizzare una serata a teatro, è farvi spiegare e annotare alcune informazioni:

• eventuali penali in caso di disdetta o non raggiungimento del numero di posti riservati
• zona in cui i biglietti sono stati riservati
• quanto tempo prima si dovrà confermare il numero di posti (in genere è possibile riservarne un po’ di più e, al momento della conferma riservare solo quelli effettivamente necessari)
• possibilità di aggiungere ulteriori posti rispetto a quelli riservati in origine
• modalità e tempistica di pagamento
• informazione sul ritiro dei biglietti
• possibilità di avere una mappa (anche inviata via mail) per poter distribuire i biglietti mettendo vicine coppie o amici che vorrebbero poter stare insieme. E separare chi non dovrebbe stare vicino a una persona specifica.

La cosa principale è comunque sapere se ci saranno penali in caso di disdetta. Tutto il resto, se prenoterete con molto anticipo, lo potrete chiedere strada facendo.

Ci sono ancora tre cose da chiedere:

1. se in zona ci sono aree in cui parcheggiare il pullman,
2. la durata dello spettacolo
3. quanto tempo prima ci si dovrà presentare a teatro.

La scelta del pullman

Contestualmente alla prenotazione deli biglietti si dovrà anche riservare un pullman, a meno che ognuno non si rechi sul posto con mezzi propri.

Il consiglio è quello di farvi fare almeno 3 preventivi, a meno che non abbiate già una compagnia di fiducia.

Sceglietene una che sia nella vostra zona, in modo che non debba fare troppa strada per arrivare al punto di ritrovo e tornare poi indietro (i costi lieviterebbero).

In genere una mail è sufficiente per chiedere un primo preventivo, basterà richiedere informazioni per un pullman specificando il numero di posti, la data e la tratta che si dovrà percorrere.

Prenotatelo prevedendo dei posti in più perché poi aggiungere un secondo pullman magari per una decina di posti sarebbe molto dispendioso e potreste anche non trovarlo disponibile. Se siete in pochi non fatevi problemi, spesso si trovano pullman per una ventina di persone o meno.

Anche in questo caso chiedete se ci sono penali per la cancellazione, quanto tempo prima è possibile disdire senza incorrere in penali, quando prima invece si dovrà confermare la prenotazione, le modalità di pagamento e se sanno già in che aree parcheggiare (a volte i teatri hanno convenzioni particolari per i parcheggi perciò, nel caso in cui la compagnia non ne fosse a conoscenza, potreste far presente anche questo particolare e risparmiare sul parcheggio).

A questo punto non resta che scegliere la compagnia con il prezzo migliore, prenotare e iniziare a raccogliere le adesioni.

Mi raccomando, segnatevi bene le date entro cui si dovrà confermare o disdire per evitare di ritrovarvi senza biglietti e pullman o rischiare delle penali.

Un’ultima cosa.

Se decidete di organizzare una serata a teatro, assicuratevi che sul pullman ci sia una persona (un volontario tra i partecipanti) che si preoccupi di verificare che tutti i partecipanti siano presenti prima di partire, che abbiano i biglietti, e siano risaliti al termine dello spettacolo.